Instrukcja opisywania faktur
(zgodnie z obowiązującym Regulaminem udostępnienia konta Fundacji)
- Warunkiem wypłaty środków przez Fundacje jest ich uprzednie zgromadzenie na subkoncie Beneficjenta. Zwrot środków następuje do wysokości kwoty aktualnie zebranej na rzecz Beneficjenta.
- Warunkiem wypłaty środków jest uprzednie przedłożenie Fundacji przez Beneficjenta oryginałów dowodów księgowych. Przykłady dowodów księgowych to: rachunki, faktury, ewidencja przebiegu pojazdu.
Nie przyjmujemy faktur za paliwo, zwrot za dojazdy do placówek medycznych następuje wyłącznie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu opieczętowanej przez placówki medyczne i że jest wyliczany po pomnożeniu ilości przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę zwrotu za przejechane kilometry – tj. 0,8358 zł/km. - Wszelkie dowody księgowe winny być wystawione na Fundację albo Beneficjenta bądź osoby reprezentujące Beneficjenta, jako nabywcę usługi/towaru ze wskazaniem, że Fundacja jest płatnikiem należności i zawierać prawidłowe dane Fundacji:
Fundacja Votum, Wyścigowa 56i, 53-012 Wrocław, NIP: 899-25-92-805
- W razie wątpliwości Fundacja może zwrócić się o wyjaśnienie co do zasadności nabycia towaru lub usługi widniejących na przedłożonym dokumencie księgowym.
- Do faktur należy dołączyć wypełniony formularz:
- ,,Dyspozycja wypłaty środków” – w przypadku gdy mamy zwrócić środki Beneficjentowi na jego konto bankowe za faktury już przez niego opłacone.
Refundacja wydatków poniesionych bezpośrednio przez Beneficjenta dokonywana jest w terminie 30 dni od dnia złożenia prawidłowo opisanych i podpisanych dowodów księgowych zgodnie z ust. 3 powyżej, na rachunek bankowy wskazany w formularzu „Dyspozycja wypłaty środków”
- ,,Dyspozycja wypłaty środków” – w przypadku gdy mamy zwrócić środki Beneficjentowi na jego konto bankowe za faktury już przez niego opłacone.
LUB
-
- „Dyspozycja przelewu środków” – w przypadku gdy mamy opłacić fakturę bezpośrednio do wystawcy faktury.
Wypłata środków na rzecz wystawcy dowodu księgowego następuje w terminie w nim wskazanym. Beneficjent powinien dostarczyć do Fundacji dowód księgowy, który ma zostać uregulowany przez Fundację najpóźniej na dwa dni przed terminem wymagalności należności.
- „Dyspozycja przelewu środków” – w przypadku gdy mamy opłacić fakturę bezpośrednio do wystawcy faktury.
- Dowody księgowe wystawione w danym roku kalendarzowym muszą zostać przedłożone Fundacji (liczy się data wpływu do Fundacji) najpóźniej do 31 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.