Instrukcja opisywania faktur

(zgodnie z obowiązującym Regulaminem udostępnienia konta Fundacji)

  1. Warunkiem wypłaty środków przez Fundacje jest ich uprzednie zgromadzenie na subkoncie Beneficjenta. Zwrot środków następuje do wysokości kwoty aktualnie zebranej na rzecz Beneficjenta.
  2. Warunkiem wypłaty środków jest uprzednie przedłożenie Fundacji przez Beneficjenta oryginałów dowodów księgowych. Przykłady dowodów księgowych to: rachunki, faktury, ewidencja przebiegu pojazdu.
    Nie przyjmujemy faktur za paliwo, zwrot za dojazdy do placówek medycznych następuje wyłącznie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu opieczętowanej przez placówki medyczne i że jest wyliczany po pomnożeniu ilości przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę zwrotu za przejechane kilometry – tj. 0,8358 zł/km.

  3. Wszelkie dowody księgowe winny być wystawione na Fundację albo Beneficjenta bądź osoby reprezentujące Beneficjenta, jako nabywcę usługi/towaru ze wskazaniem, że Fundacja jest płatnikiem należności i zawierać prawidłowe dane Fundacji:
    Fundacja Votum, Wyścigowa 56i, 53-012 Wrocław, NIP: 899-25-92-805
  1. W razie wątpliwości Fundacja może zwrócić się o wyjaśnienie co do zasadności nabycia towaru lub usługi widniejących na przedłożonym dokumencie księgowym.
  2. Do faktur należy dołączyć wypełniony formularz:
    • ,,Dyspozycja wypłaty środków” – w przypadku gdy mamy zwrócić środki Beneficjentowi na jego konto bankowe za faktury już przez niego opłacone.
      Refundacja wydatków poniesionych bezpośrednio przez Beneficjenta dokonywana jest w terminie 30 dni od dnia złożenia prawidłowo opisanych i podpisanych dowodów księgowych zgodnie z ust. 3 powyżej, na rachunek bankowy wskazany w formularzu „Dyspozycja wypłaty środków”

LUB

    • „Dyspozycja przelewu środków” – w przypadku gdy mamy opłacić fakturę bezpośrednio do wystawcy faktury.
      Wypłata środków na rzecz wystawcy dowodu księgowego następuje w terminie w nim wskazanym. Beneficjent powinien dostarczyć do Fundacji dowód księgowy, który ma zostać uregulowany przez Fundację najpóźniej na dwa dni przed terminem wymagalności należności.
  1. Dowody księgowe wystawione w danym roku kalendarzowym muszą zostać przedłożone Fundacji (liczy się data wpływu do Fundacji) najpóźniej do 31 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.