§ 1
1. Niniejszy Regulamin określa zasady udostępniania przez Fundację VOTUM (dalej: Fundacja) swojego konta bankowego na rzecz Beneficjenta oraz zasady wydatkowania środków finansowych zgromadzonych na rzecz Beneficjenta.
2. Udostępnienie konta Fundacji Votum polega na umożliwieniu Beneficjentowi gromadzenia środków z darowizn celowych i 1,5% podatku.
3. Przez Beneficjenta rozumie się osobę fizyczną posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych oraz małoletniego lub osobę ubezwłasnowolnioną reprezentowanych przez przedstawiciela ustawowego bądź opiekuna prawnego, który znalazł się w szczególnie trudnej sytuacji życiowej i materialnej, w szczególności, jeśli nastąpiło to w wyniku wypadku komunikacyjnego, w rolnictwie lub przy pracy.
4. Decyzją Zarządu Fundacji status Beneficjenta można nadać osobie fizycznej, która ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie kierować swoim postępowaniem, lecz nie została ubezwłasnowolniona.
5. Fundacja może również udostępniać konto osobom prawnym na celowe wpłaty przeznaczone na ich działalność statutową, pod warunkiem zgodności tejże działalności z zakresem działalności statutowej Fundacji.
§ 2
1. Fundacja pobiera comiesięczną opłatę manipulacyjną w wysokości 1% środków zgromadzonych na subkoncie beneficjenta od salda zamknięcia rachunku w 15 dniu każdego miesiąca kalendarzowego.
2. Koszty operacji bankowych ponosi Beneficjent. Koszty te potrącane są ze środków zgromadzonych na subkoncie.
3. Odsetki od zgromadzonych na koncie środków przeznacza się na cele statutowe Fundacji.
§ 3
1. Konto udostępniane jest po zawarciu z Beneficjentem „Porozumienia o udostępnieniu konta”, zwanego w dalszej części Regulaminu „Porozumieniem”.
2. Porozumienie zawierane jest w formie pisemnej lub elektronicznej, w tym w szczególności poprzez własnoręczny podpis Beneficjenta oraz elektroniczny podpis zgodny z reprezentacją Fundacji VOTUM na przedłożonym przez Fundację formularzu.
3. (Skreślony.)
§ 4
1. Konto jest udostępniane na celowe wpłaty określone w Porozumieniu.
1a. Na subkonto Beneficjenta obligatoryjnie wpłacane są środki zebrane na rzecz Beneficjenta w trakcie zbiórek internetowych. W przypadku przekazania środków zebranych na rzecz Beneficjenta na inny rachunek bankowy, niż subkonto Beneficjenta, Fundacja każdorazowo jest uprawniona do potrącenia z subkonta Beneficjenta opłaty manipulacyjnej o której mowa w § 2 ust. 1, liczonej od kwoty środków, które nie zostały przekazane na subkonto Beneficjenta.
2. Zgromadzone przez Beneficjenta środki mogą być przeznaczone wyłącznie na cel określony w § 1 zawartego Porozumienia w ramach refinansowania wydatków określonych w niniejszym Regulaminie lub zaakceptowanych przez Zarząd Fundacji, przy uwzględnieniu prawa Fundacji do pobrania opłaty manipulacyjnej, o której mowa w § 2 ust. 1.
3. Na zmianę przeznaczenia zgromadzonych na subkoncie środków Beneficjent musi uzyskać pisemną zgodę darczyńców i Zarządu Fundacji.
§ 5
Warunkiem udostępnienia konta jest przesłanie do Fundacji prawidłowo wypełnionego i podpisanego Porozumienia wraz z załącznikami, dostępnego na stronie internetowej Fundacji www.fundacjavotum.pl w zakładce „Zostań podopiecznym” oraz spełnianie przesłanek do uzyskania pomocy z Fundacji.
§ 6
1. Pozyskiwanie środków na rzecz Beneficjenta leży w jego gestii.
2. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte przez Beneficjenta a przekraczające wysokość zgromadzonych środków.
3. Fundacja może prowadzić zbiórki na rzecz Beneficjenta za pośrednictwem Fundacji lub podmiotów współpracujących z Fundacją. W ramach prowadzonych zbiórek Fundacja przyjmuje darowizny z poleceniem darczyńcy ich przeznaczenia na cele określone w zbiórce oraz wskazane w § 7 ust. 1 poniżej.
§ 7
1. Środki zgromadzone na rzecz Beneficjenta mogą być wydatkowane na ochronę zdrowia, rehabilitację i proces leczenia, a w szczególności na:
a) opłaty za świadczenia medyczne,
b) opłaty za świadczenia rehabilitacyjne w trybie rehabilitacji domowej,
c) opłaty za świadczenia rehabilitacyjne w trybie pozadomowym (ambulatoryjnym lub stacjonarnym), o ile podmiot rehabilitujący jest wpisany do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą; a także pobyt opiekuna,
d) operacje, wizyty u specjalistów,
e) zakup lekarstw i środków medycznych lub suplementów diety,
f) zakup środków higienicznych,
g) zakup sprzętu ortopedycznego,
h) zakup sprzętu rehabilitacyjnego,
i) transport z i do placówki medycznej/rehabilitacyjnej,
j) pomoce naukowe wynikające z toku indywidualnego nauczania,
k) zakup produktów spożywczych niezbędnych do poprawy zdrowia,
l) prace remontowe i budowlane usprawniające egzystencję osób niepełnosprawnych ,
m) zakup pojazdu lub przystosowanie posiadanego pojazdu do potrzeb Beneficjenta,
n) zakup lub przystosowanie mebli i wyposażenia dostosowanych do rodzaju niepełnosprawności i potrzeb Beneficjenta;
o) wydatki na pochówek Beneficjenta;
p) inne wydatki uwzględnione przez Fundację na wniosek Beneficjenta.
2. Fundacja na zlecenie Beneficjenta może przygotować projekty graficzne potrzebne do promocji zbiórki środków na jego rzecz. Mogą to być m.in. projekty grafiki internetowej, ulotki drukowanej, wizytówki, plakatu. Przygotowany projekt ulotki bądź wizytówki zlecamy do zewnętrznej drukarni. Koszty wydruku oraz dostawy zostaną potrącone ze środków zgromadzonych na subkoncie .
3. W zakresie objętym lit. e) powyżej Fundacja co do środków medycznych lub suplementów diety budzących wątpliwości co do zasadności ich zastosowania uwzględnia wydatki na ich zakup jedynie na podstawie zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego ich zastosowanie.
4. Przez prace remontowe i budowlane usprawniające egzystencję osób niepełnosprawnych rozumie się:
a) montaż windy schodowej;
b) budowę rampy;
c) usprawnienia toalety;
d) poszerzenie drzwi/ościeżnic w związku z korzystaniem z wózka inwalidzkiego;
e) wymiana dywanów/wykładzin na podłogę lub panele;
f) wydatki na usługi osób profesjonalnie wykonujących usługi w zakresie realizowanych prac remontowych i budowlanych;
g) inne uzgodnione z Fundacją wydatki na prace remontowe i budowlane mające na celu zniwelowanie barier architektonicznych w zależności od rodzaju niepełnosprawności i potrzeb Beneficjenta.
5. W zakresie objętym lit. m) Fundacja uwzględnia wydatki Beneficjenta na zakup pojazdu w wysokości nie wyższej niż równowartość odpisów z tytułu zużycia samochodu w wysokości określonej w art. 23 ust. 1 pkt 4) lit. a) i b) Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.), powiększonej o wyodrębnione fiskalnie dodatkowe koszty przystosowania pojazdu do potrzeb osoby z niepełnosprawnością.
6. Przez przystosowanie lub zakup mebli i wyposażenia rozumie się wszelkie rzeczy lub modyfikacje mające na celu niwelowanie barier architektonicznych w zależności od rodzaju niepełnosprawności i potrzeb Beneficjenta oraz ułatwienie codziennego funkcjonowania.
7. W razie śmierci Beneficjenta, Fundacja uwzględnia wydatki dotyczące pochówku i nagrobka Beneficjenta do kwoty 5.000 zł(słownie: pięć tysięcy 00/100) złotych, pod warunkiem zgromadzenia na koncie środków pozwalających na pokrycie danego wydatku.
8. W wypadkach uzasadnionych okolicznościami, na umotywowany wniosek Beneficjenta, Fundacja VOTUM może uwzględnić wydatki przekraczające limity wskazane w ust. 5 i 7 powyżej.
9. Fundacja uprawniona jest do oceny każdego z przedstawionych wydatków pod kątem jego zgodności z celem wskazanym w § 1 Porozumienia, niniejszym Regulaminem oraz celami statutowymi Fundacji.
§ 8
1. Decyzję o wypłacie środków w oparciu o niniejszy Regulamin podejmuje Zarząd Fundacji.
2. Warunkiem wypłaty środków jest uprzednie przedłożenie Fundacji przez Beneficjenta rachunków, faktur, ewidencji przebiegu pojazdu i innych dowodów księgowych, spełniających warunki wskazane w niniejszym Regulaminie oraz w formie określonej w § 81 poniżej.
3. W razie wątpliwości Fundacja może zwrócić się o wyjaśnienie co do zasadności nabycia towaru lub usługi widniejących na przedłożonym dokumencie księgowym.
4. Do dowodów księgowych za rehabilitację winno być dołączone skierowanie na rehabilitację lub zaświadczenie lekarskie o konieczności odbycia rehabilitacji w zakresie zgodnym ze wskazanym na dowodzie księgowym.
5. Do dowodów księgowych za zakup leków i środków medycznych lub suplementów diety winna być dołączona kserokopia lub skan recepty wystawionej na nazwisko Beneficjenta lub zaświadczenie lekarskie ze wskazaniem konieczności nabycia przez Beneficjenta w procesie terapii wymienionych na dowodzie księgowym leków i środków medycznych.
51. W wypadku poniesienia wydatku na kwotę poniżej 450 złotych (lub 100 euro) zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.) paragon winien być wystawiony na Fundację oraz zawierać NIP Fundacji wskazany w ust. 7 poniżej.
52 Rozliczenie wydatków, o których mowa w § 7 ust. 1 lit. i) następuje na podstawie biletów za przejazdy, kart drogowych oraz ewidencji przebiegu pojazdu, . udostępnionej na stronie internetowej Fundacji w zakładce Strefa Beneficjenta. Bilety za przejazdy oraz karty drogowe muszą należeć do Beneficjenta.
6. Dowody księgowe wystawione w danym roku kalendarzowym muszą zostać przedłożone Fundacji (liczy się data wpływu do Fundacji) najpóźniej do 31 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.
7. Wszelkie dowody księgowe winny być wystawione na Fundację albo Beneficjenta bądź osoby reprezentujące Beneficjenta, jako nabywcę usługi/towaru, z zastrzeżeniem ust. 8 i 9, ze wskazaniem, że Fundacja jest płatnikiem należności i zawierać prawidłowe dane Fundacji: Fundacja VOTUM, 53-012 Wrocław, ul. Wyścigowa 56i, NIP: 899-25-92-805. W uzasadnionych przypadkach, na podstawie decyzji Zarządu, Fundacja może uregulować płatność wynikającą z dowodu księgowego nie zawierającego wskazania, że jest ona płatnikiem należności.
8. Zagraniczne dowody księgowe winny być wystawione na Beneficjenta bądź osoby reprezentujące Beneficjenta albo na Fundację i oraz przetłumaczone na język polski przez profesjonalnego tłumacza.
9. Zagraniczne dowody księgowe będą rozliczane na podstawie art. 31a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.), zgodnie z którym w przypadku, gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.
10. Wypłata środków następuje tylko do wysokości środków zgromadzonych aktualnie na rzecz Beneficjenta.
11. Wypłata środków na rzecz wystawcy dowodu księgowego następuje w terminie w nim wskazanym .
12. Beneficjent powinien dostarczyć do Fundacji dowód księgowy, który ma zostać uregulowany przez Fundację najpóźniej na dwa dni przed terminem wymagalności należności. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie w uregulowaniu należności w sytuacji, gdy Beneficjent dostarczył
dowód księgowy po terminie wskazanym w ustępie poprzedzającym.
13. Refundacja wydatków poniesionych bezpośrednio przez Beneficjenta dokonywana jest w terminie 30 dni od dnia złożenia prawidłowo opisanych dowodów księgowych zgodnie z ust. 3 powyżej, na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w ramach dyspozycji wypłaty.
131. Beneficjent uprawniony jest do złożenia dyspozycji wypłaty pod warunkiem zgromadzenia na koncie środków pozwalających na pokrycie danego wydatku. W wypadku objęcia dyspozycją wypłaty wydatku, na który zgromadzone środki są niewystarczające, z zastrzeżeniem ust. 14 poniżej, Fundacja pokrywa poniesiony wydatek do wysokości zgromadzonych środków. Fundacja zwraca dowody księgowe i odrzuca dyspozycje wypłaty w wypadku braku środków zgromadzonych na subkoncie Beneficjenta, z adnotacją dotyczącą częściowego rozliczenia i wskazania kwoty rozliczonego wydatku. Do odrzucenia dyspozycji stosuje się ust. 17 poniżej.
132. Beneficjent uprawniony jest do ponownego przedłożenia częściowo rozliczonego wydatku, wraz z dyspozycją wypłaty, po spełnieniu warunków wskazanych w ust. 131 powyżej. Do częściowo rozliczonego wydatku ust. 6 powyżej stosuje się odpowiednio.
14. Jeśli środki zgromadzone na subkoncie Beneficjenta okażą się niewystarczające dla zaspokojenia jego najpilniejszych potrzeb Zarząd Fundacji może, na umotywowany wniosek Beneficjenta, w drodze indywidualnej decyzji, przeznaczyć niezbędną na ten cel kwotę ze środków statutowych Fundacji.
15. Fundacja odmawia uwzględnienia wydatku i dyspozycji wypłaty w całości lub w części środków w stosunku do nieudokumentowanych wydatków. Fundacja może również odmówić wypłaty środków, jeśli:
a) przedłożone dokumenty, w szczególności dowody księgowe, budzą wątpliwości co do ich autentyczności, merytorycznej rzetelności i celowości ponoszonych kosztów lub nie odpowiadają pod względem formalnym wymogom określonym w niniejszym Regulaminie oraz w ustawie
o rachunkowości;
b) wydatek pozostaje w sprzeczności z celami statutowymi fundacji;
c) wydatek w całości lub części nie odpowiada celowi gromadzenia środków dla Beneficjenta, wskazanym w § 7 ust. 1 powyżej.
16. Przez wydatki i koszty nie odpowiadające celowi gromadzenia środków dla Beneficjenta uznaje się wydatki w sposób nieuzasadniony okolicznościami przekraczające średnią rynkową wartość usługi, rzeczy, modyfikacji lub przebudowy.
17. Fundacja VOTUM przekazuje informację o przyczynach nieuwzględnienia wydatku, w terminie 14 dni od dnia jego przekazania przez Beneficjenta, wraz z uzasadnieniem. Informacja dotycząca nieuwzględnienia wydatku przesyłana jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 81 poniżej lub w wypadku przekazania dyspozycji wypłaty w sposób wskazany w §81 ust. 2 poniżej w formie wiadomości e-mail lub pocztą na adres Beneficjenta.
§ 81
1. Fundacja udostępnia Beneficjentom system teleinformatyczny do obsługi subkonta (dalej: „Portal”) za pośrednictwem strony portal.fundacjavotum.pl.
2. Beneficjent przekazuje dokumenty wskazane w § 8 powyżej w formie skanu lub faktury w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Fundacji zakładka „Dokumenty”.
3. W wypadkach uzasadnionych okolicznościami Beneficjent uprawniony jest do przekazywania dokumentacji, o której mowa w § 8 powyżej mailowo na adres: rozliczenia@fundacjavotum.pl lub na adres Fundacji: ul. Wyścigowa 56i, 53-012 Wrocław.
4. Refundacja wydatków następuje na podstawie:
a) dyspozycji wypłaty środków przekazanej za pośrednictwem Portalu,
b) pisemnie na formularzu „Dyspozycji wypłaty środków”;
c) w wiadomości e-mail poprzez wskazanie: wydatku, celu jego poniesienia, numeru konta bankowego oraz załączeniu dokumentów spełniających warunki wskazanych w § 8 powyżej, w tym w szczególności faktury, zaświadczenia lekarskiego lub recepty albo oświadczenia o konieczności poniesienia danego wydatku, o których mowa w § 8 powyżej.
5. Fundacja VOTUM przyjmuje i realizuje dyspozycje przesłane z adresu e-mail Beneficjenta wskazanego w Porozumieniu. Dyspozycje i dokumenty przesyłane z innego adresu e-mail nie podlegają realizacji.
§ 9
1. Informacje dotyczące stanu konta dostępne są dla Beneficjenta i osób przez niego upoważnionych za pośrednictwem Portalu.
2. Beneficjent może telefonicznie lub mailowo skierować zapytanie do Fundacji o wysokość zgromadzonych środków w każdy dzień roboczy w godzinach pracy Fundacji, tj. od 8.00 do 15.00
3. Informacje te udzielane są jedynie Beneficjentowi, bądź osobie pisemnie przez Niego upoważnionej w ciągu 3 dni roboczych od zgłoszenia zapytania.
§ 10
1. W związku z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych Fundacja:
a) nie udostępnia Beneficjentowi danych darczyńców,
b) nie przechowuje przekazanej przez Beneficjentów dokumentacji, jeśli nie jest ona wymagana do realizacji celów statutowych Fundacji (zawarcia porozumienia, rozliczenia środków lub udzielenia innych form pomocy).
2. Fundacja zastrzega sobie prawo usuwania przekazanej przez Beneficjenta dokumentacji, jeśli nie jest ona wymagana dla realizacji celów statutowych Fundacji.
3. Fundacja nie zwraca Beneficjentom przekazanej przez nich dokumentacji.
§ 11
1. W razie nieprzestrzegania przez Beneficjenta postanowień niniejszego Regulaminu oraz w razie ustania przyczyn, dla których Fundacja udostępniła konto na rzecz Beneficjenta, Fundacja ma prawo rozwiązać Porozumienie ze skutkiem natychmiastowym.
2. W przypadku rozwiązania Porozumienia i/lub w przypadku wygaśnięcia porozumienia (np. na skutek śmierci Beneficjenta), zgromadzone środki przeznaczone zostaną na cele statutowe Fundacji.